Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Aufnahmeprozess verbessern

Endlich zeitsparend und reibungslos arbeiten

Aufnahmeprozess verbessern

Jede Form von Verschwendung verbraucht zeitliche Ressourcen, die besser für die Patientenpflege eingesetzt werden sollten.

Um Zeitfresser zu eliminieren, haben wir im Rahmen unserer Weiterbildung mit einer teilnehmenden Klinik den Prozess „Medizinische Anamnese erheben“ analysiert.

Der Ablauf stellte sich wie folgt dar:

„Patient Herr Freitag meldet sich auf Station C1, wo er elektiv aufgenommen werden soll. Frau Meier von der Stationspflege fragt im Rahmen des Aufnahmeprozesses, welche Medikamente Herr Freitag einnimmt? Herr Freitag hat den Medikamentenplan zu Hause vergessen und kennt nicht alle Medikamentennamen bzw. die jeweiligen Dosierungen. Sie einigen sich gemeinsam, dass Herr Freitag seine Frau kontaktiert (3 Minuten). Er ruft seine Frau an, die am Nachmittag den Medikationsplan bringt. Frau Meier kann das Dokument nicht scannen, fragt Ihre KollegInnen, die aber ebenfalls nicht weiterhelfen können und ruft Herrn Pieper von der EDV an (5 Minuten). Herr Pieper kommt und scannt das Dokument ein (15 Minuten). Als sie ihre Arbeit fortsetzt ergeben sich Rückfragen, weswegen Frau Meier Herrn Schubert vom Ärztlichen Dienst anruft. Sie erreicht ihn beim zweiten Versuch (1 Minute). Herr Schubert unterbricht seine Arbeit, um die gewünschten Informationen zu beschaffen und die fehlenden Medikamente in das System einzugeben (5 Minuten). Frau Meier muss die fehlenden Medikamente händisch zur Abfrage in das Pharmasystem der Apotheke übertragen (7 Minuten). Anschließend sucht sie Herrn Schubert, da dieser ihre Eingaben noch einmal freigeben muss (6 Minuten). Erst dann erfolgt die Übernahme in die Hausmedikation.“

Verschwendete Zeit für Anrufe, Suche, Wege, Warten für die Klinik: 42 Minuten.

Die Ergebnisse unserer Prozessoptimierungsprojekte in Kliniken zeigen, dass ein durchschnittlicher Wert von 30 Minuten pro Zeitfresser angenommen werden kann. Innerhalb von 4 Stunden deckten die Teilnehmenden unserer Weiterbildung im Bereich Workflow-Management 155 solcher Schwachstellen auf, die alle unterschiedlich häufig auftreten.

Mit unserer Erfolgsstrategie konnte das Team die Durchführung der medizinischen Anamnese, unter Berücksichtigung der Anforderungen, so optimieren, dass die Informationen vollständig und zeitnah in einem Medi-Plan dokumentiert werden konnten. Die Umsetzung erfolgte standardisiert mithilfe der Maßnahmenpläne und eigenverantwortlichen Messungen im Team bei der Durchführung.

Wenn Sie wissen möchten, wie auch Ihre Mitarbeitenden unser erfolgreiches Handlungsmuster erlernen können, um Zeitfresser zu reduzieren, melden Sie sich zu Ihrer persönlichen Sprechstunde an.

Anmeldung zur Sprechstunde (hier klicken)

„Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden“

• • 
    Aufnahmeprozess verbessern

Weiterführende Links

• Originalmeldung von Deutsche Gesellschaft für Workflow-Management im Gesundheitswesen (DGWMiG) e.V.
• Alle Meldungen von Deutsche Gesellschaft für Workflow-Management im Gesundheitswesen (DGWMiG) e.V.