Erfolgreiche Modernisierung der SAP-Archivlandschaft

By on 28. August 2014 in Allgemein

Seit 2006 arbeitet die Universitätsmedizin Göttingen (UMG) mit der SYCOR GmbH zusammen. Auch bei der Modernisierung und dem Ausbau ihrer SAP-Archivlandschaft setze die UMG wieder auf Sycor

Pressemeldung der Firma SYCOR GmbH

Unter dem gemeinsamen Dach „Universitätsmedizin Göttingen“ der Georg-August-Universität sind die Medizinische Fakultät und das Universitätsklinikum zusammengefasst. Ziel dieser integrativen Konstruktion ist es, die enge Zusammenarbeit von Medizinischer Fakultät und Universitätsklinikum in Krankenversorgung, Lehre und Forschung organisatorisch zu verankern. In über 40 Kliniken mit ebenso vielen Polikliniken und zahlreichen Spezialsprechstunden sind alle Grunddisziplinen und ein großes Spektrum medizinischer Spezialdisziplinen in Diagnostik und Therapie kompetent vertreten. Pro Jahr werden im Universitätsklinikum rund 60.000 Patienten stationär und ungefähr 173.000 ambulant behandelt. Einzelne Spezialdisziplinen versorgen ein Einzugsgebiet weit über die südniedersächsische Region und die angrenzenden Bundesländer hinaus.

Herausforderungen der digitalen Archivierung

Zur Archivierung von Dokumenten und Belegen im SAP-Umfeld hat die Universitätsmedizin Göttingen bereits seit 2006 eine Archivlösung im Einsatz. Die Funktionalität der vorhandenen Archivlösung war den aktuellen Anforderungen nicht mehr gewachsen und erwies sich ohne umfangreiche Modernisierungen als nicht mehr tragfähig. „Wir wollten für unser SAP-System eine moderne, stabile und vor allem zukunftssichere Archivierungslösung“, erläutert Dr. Günther Juretzka, stellv. Leiter des Geschäftsbereichs Informationstechnologie der Universitätsmedizin Göttingen. Um weiterhin eine effektive Verwaltung der Daten garantieren zu können, entschied sich die Universitätsmedizin Göttingen für einen Wechsel zur Archivlösung aus dem Hause der EASY SOFTWARE AG. Für dieses Projekt setzte die Universitätsmedizin Göttingen erneut auf die Zusammenarbeit mit dem langjährigen Betreuungspartner Sycor. „Wir haben in der Vergangenheit erfolgreich mit Sycor zusammengearbeitet. Deshalb besteht auf beiden Seiten großes Vertrauen in die Partnerschaft. Ohne Sycor als kompetenten Dienstleister an unserer Seite hätten wir die Umstellung auf das neue System und die Migration unserer Daten nicht so schnell und gut realisieren können“, führt Dr. Juretzka weiter aus. Genutzt wird die Archivlösung vor allem zur Unterstützung betriebswirtschaftlicher Prozesse, wie beispielsweise der Rechnungsverarbeitung. Darüber hinaus wird es auch als Ablage für die elektronische Personalakte und für verschiedene SAP-Archiv-Standard-Prozesse genutzt. Kernanforderung an das Projekt war die Ablösung des Altarchivs einschließlich der Migration der Altdaten in die neue Lösung. Insgesamt wurden innerhalb kürzester Zeit über 4 Millionen Dokumente in das neue System übertragen.

Schnelle Integration

Der Wechsel zur neuen Archivlösung bedingte, dass zunächst ein Konzept für die neue EASY-Landschaft erarbeitet werden musste. Daran anknüpfend wurde das Migrationskonzept erstellt. Als nächste Schritte hat Sycor die Installation, Einrichtung und Anbindung der Lösung übernommen sowie die Migration der Dokumente vorgenommen. „Innerhalb von drei Monaten haben wir das neue System implementiert und eingerichtet sowie eine Migration der Daten vorgenommen“, so Bengt Mitzinneck, Projektverantwortlicher der SYCOR GmbH.

Über 4 Millionen Belege migriert

Neben dem großen Dokumentenvolumen lag eine weitere Herausforderung des Projekts darin, alle Dokumente vollständig und sicher zu migrieren und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Zudem sollte der laufende Betrieb möglichst wenig gestört werden. Die Dokumente waren während der gesamten Migration zugreifbar, unabhängig davon, ob sie bereits übertragen wurden oder sich noch im Altarchiv befinden. Bestehende Dokumente in den alten Archiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wurden einfach in ihrer Struktur übernommen und an das neue Archiv angebunden. „Das Gesamtkonzept der Lösung, wie die einfache Struktur und die Verfügbarkeit vieler Zusatzkomponenten, sprach einfach für sich. Wir denken daher schon darüber nach, weitere SAP-Archiv-Szenarien über die EASY-Lösung abzubilden“, so Dr. Günther Juretzka.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:
SYCOR GmbH
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37073 Göttingen
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Telefax: +49 (551) 490-2000
http://www.sycor.de

Ansprechpartner:
Stephanie Rath
+49 (551) 4902425

Dateianlagen:

- Jan Oldigs, Vertriebsbeauftragter ECM der SYCOR GmbH

Die Sycor Gruppe deckt als Dienstleister mit weltweit knapp 500 Mitarbeitern die gesamte Bandbreite der Informations- und Kommunikationstechnologie ab. Mit Hauptsitz in Göttingen und weiteren Standorten in Deutschland, Nord- und Südamerika sowie Asien sind wir so international wie viele unserer Kunden. Als Premium Partner der EASY SOFTWARE AG liefert Sycor ein breites Produktportfolio im ECM-Umfeld. Dabei erhalten Kunden einen Komplettservice - von der Beratung über die Einführung bis hin zum Betrieb der ECM- und DMS-Systeme. Zum Portfolio gehören eigene Lösungen und alle Services für SAP ERP- und Microsoft Dynamics AX. Dazu sind qualitätsgesicherte Lösungen und Services für IT-Outsourcing, Unified Communications, Software Asset Management und Netzwerke im Angebot. Zudem realisiert Sycor professionelle Weblösungen im Bereich von Business-to-Business- und Business-to-Consumer-Applikationen mit ERP- oder CRM-Integration. Die Sycor Gruppe verfügt über ein nach DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagement. Sycor ist Gold-Level Channel Partner und Hosting Partner der SAP Deutschland AG & Co. KG und Gewinner des SAP Regional Partner Excellence Award 2013 in der Kategorie Applications. Als Microsoft Partner hat Sycor insgesamt sieben Gold- und 10 Silber-Kompetenzen und ist Mitglied des Microsoft Dynamics President's Club 2013. Die Gruppe verfügt über ein nach DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagement und ist als "Partner Center of Expertise" zertifizierter Anbieter von Supportleistungen für SAP-Business-All-in-One- und SAP-BusinessObjects-Lösungen. Die Sycor Gruppe erwirtschaftete im Jahr 2013 mit durchschnittlich 440 Mitarbeitern einen Umsatz von 59,4 Mio. Euro.

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